Workflow Management System: So organisierst du dein Marketing

Auf dem richtigen Weg schnell zum Ziel kommen – das gilt für Reisende ebenso wie für Unternehmer. In letzterem Fall stellt ein sogenannter Workflow den zielführenden Weg dar. Er legt fest, „wie die Arbeit in einem Unternehmen fließen soll“. Doch was bedeutet das genau? Wie entwickelt man ein effektives Workflow Management System und was sollte darin enthalten sein?

Was bedeutet Workflow Management System?

Ein Workflow ist ein vollständiger Prozess, der dir und deinem Team hilft, ans Ziel zu kommen. Er liefert dir Antworten auf folgende drei Fragen:

1. Wer muss was bis wann erledigen?
2. Wo muss wer was ablegen?
3. Wovon hängt es ab?

Gerade im Hinblick auf das Marketing rund um dein Unternehmen ist ein ausgeklügeltes Workflow Management System unheimlich wichtig. Denn klar ist: Nur wer digital präsent ist und gezielte Marketingmaßnahmen einsetzt, kann Kunden gewinnen, Umsätze generieren und Gewinne einfahren. 

Stelle dir einmal folgendes vor:

Dein Unternehmen ist wie ein Auto. Hinten auf der Rückbank sitzen deine Mitarbeiter. Vorne sitzt du am Steuer. Das Lenkrad beinhaltet deine Marketingmaßnahmen. Du kannst steuern, in welche Richtung du fahren möchtest, ob du mit deinem Unternehmen rechts oder links abbiegen möchtest. Du drehst also den Zündschlüssel herum, startest den Motor und trittst auf das Gaspedal. Das Auto macht einen großen Satz nach vorne, bleibt dann auf der Stelle stehen, nur um dann im nächsten Moment wieder stotternd und ruckelnd weiterzufahren. Du stellst fest, dass der Motor aus irgendeinem Grund nicht rund läuft. 

Und genau da kommt das Workflow Management ins Spiel. Denn ein guter Workflow ist der Motor und somit die treibende Kraft für deine Marketingmaßnahmen. Er strukturiert die Abläufe in deinem Unternehmen und sortiert sie zeitlich, inhaltlich und logisch ein. So bleiben deine Marketingmaßnahmen „im Fluss“ und du sparst dir viel Zeit und Nerven. 

Workflow Management System: Diese Vorteile ergeben sich daraus

Gerade kleinere Unternehmen profitieren von einem gut durchdachten Workflow Management System. Wenn du dich bewusst mit den idealen Arbeitsabläufen für deine Marketingmaßnahmen auseinandersetzt, kannst du zahlreiche Vorteile daraus ziehen. Du bist dann in der Lage, die Ressourcen in deinem Unternehmen effektiv auszuschöpfen und doppelte Arbeit zu vermeiden. Alle Arbeitsabläufe und Vorgehensweisen sind klar definiert, das spart Zeit, die wiederum für das Tagesgeschäft genutzt werden kann. 

Workflow Management System: Welche Bausteine braucht es?

Du hast bereits eine Content Marketing Strategie erstellt, doch irgendwie hakt es dann doch manchmal bei der Umsetzung? Oder du möchtest schlichtweg Zeit und Ressourcen einsparen, weißt aber um die Wichtigkeit von gutem Content für dein Unternehmen und möchtest das nicht vernachlässigen? Dann wird es Zeit für die Erarbeitung eines passenden Workflow Management Systems.

Um einen Workflow für die Erarbeitung, Durchführung und Analyse deiner Marketingmaßnahmen zu erstellen, brauchst du folgende drei Bausteine:

1. Planung
2. Ausführung
3. Überprüfung

Schauen wir uns diese Elemente anhand eines Beispiels mit Marketingmaßnahmen einmal an.

Die Planung einer Marketingmaßnahme:

Die Homepage deines Unternehmens ist nicht mehr zeitgemäß und soll komplett überarbeitet werden. Du hast einige Ideen dazu und teilst diese mit deinen Mitarbeitern. Gemeinsam führt ihr ein Brainstorming durch, sammelt weitere Ideen und tauscht euch aus. Für das Projekt „neue Homepage“ bestimmst du einen Verantwortlichen, der als Projektleiter während des gesamten Projekts die Verantwortung trägt. Dieser erstellt ein Briefing, welches für alle Mitarbeiter, die am Projekt beteiligt sind, in einem Ordner abgelegt wird und jederzeit zugänglich ist. Anschließend verschafft sich der Projektleiter einen Überblick über die einzelnen Aufgaben, die mit der Erstellung einer neuen Homepage zusammenhängen, priorisiert diese und teilt die Verantwortlichen ein. Er legt schriftlich fest, welcher Mitarbeiter für welche Aufgabe verantwortlich ist und wann diese fertig sein sollte. Damit ist der erste Baustein „Planung“ abgeschlossen. 

• Brainstorming im Projektteam
• Projektleiter erstellt Briefing 
• Aufgaben werden priorisiert
• Verantwortliche werden eingeteilt

Die praktische Ausführung der Marketingmaßnahme:

Somit geht es im Workflow fließend über zum zweiten Baustein „Ausführung“. Alle beteiligten Mitarbeiter können nun mit der Produktion der Homepage-Inhalte beginnen und ihre Aufgaben erledigen. Der Projektleiter verschafft sich währenddessen laufend einen Überblick über die Fortschritte und kann einschreiten, wenn sich Projektergebnisse verzögern. Wurden alle geplanten Aufgaben ausgeführt, geht es im Workflow weiter zum letzten Baustein „Überprüfung“. 

• Produktion der Inhalte
• Laufendes Monitoring des Workflow-Prozesses
• Abgabe der Aufgaben

Die Überprüfung der Ergebnisse:

Die Homepage wurde erfolgreich fertiggestellt und der Projektleiter gibt die Arbeit an dich als Chef weiter. Du erteilst nach sorgfältiger Prüfung der Inhalte die Genehmigung, dass die neue Homepage nun online gehen kann. Doch damit ist das Projekt „neue Homepage“ noch nicht beendet. Der Projektleiter holt Kunden- und Mitarbeiterfeedback ein, um herauszufinden, was sich noch verbessern lässt. Gibt es Verbesserungsvorschläge oder Fehlerhinweise, startet der Workflow wieder von vorne.

• Überprüfung der Inhalte
• Genehmigung zur Veröffentlichung
• Feedback und evtl. Überarbeitung der Marketingmaßnahme

Wichtig ist: Wenn ein Workflow gut funktioniert hat, sollte dieser unbedingt graphisch festgehalten und für alle beteiligten Mitarbeiter frei zugänglich in einem System abgelegt werden. Denn die einzelnen Schritte und Prozesse im Workflow werden stetig die Gleichen bleiben.

Wer oder was kann bei der Entwicklung eines Workflow Management Systems helfen?

Gerade kleinere Unternehmen haben Probleme, ein passendes Workflow Management zu entwickeln, da schlichtweg „jede Hand im Tagesgeschäft gebraucht wird“. Also werden Marketingmaßnahmen mit großen Umwegen auf den Weg gebracht oder es wird schlichtweg ganz auf Marketing verzichtet. Viel zu groß wären die Einbußen von Zeit, Geld und personellen Ressourcen. Genau hier kommt das Marketing Management System COCO ins Spiel. Über das Werkzeug können viele verschiedene Marketingmaßnahmen wie die Erstellung einer Homepage oder das Posten von Social Media Inhalten zentral gesteuert und ausgewertet werden. Die Maßnahmen lassen sich vorplanen und zum Teil automatisieren. So sparst du dir Zeit und Ressourcen und besitzt ein Workflow Management, dass deine Projekte regelmäßig und fortlaufend voranbringt. Ohne dass du dich täglich darum kümmern musst.