Newsletter erstellen: Alles, was du wissen musst

Jedes Unternehmen will eine enge Bindung zu seinen Kunden aufbauen und den Kontakt zu ihnen halten. Kundenzeitschriften und Kataloge waren früher das Mittel der Wahl. Heute sind es digitale Wege wie ein Newsletter. Persönlicher und direkter als mit einem Newsletter kann man Interessenten und Kunden kaum erreichen.

Newsletter zählen mittlerweile zu den wichtigsten Instrumenten in der Kundenkommunikation. Grund genug, warum du deinen eigenen Newsletter erstellen solltest und mit regelmäßigen E-Mails im Gedächtnis deiner Kunden bleibst.

Was sind Newsletter und warum sind sie sinnvoll?

Ein Newsletter ist eine E-Mail, die in regelmäßigen Abständen an eine bestimmte Anzahl von Abonnenten verschickt wird. Das Erstellen und Verschicken von Newslettern gehört zum Newsletter Marketing oder wird häufig auch dem E-Mail Marketing zugeordnet. Beide Bereiche sind Teil des Online Marketings. 

Ein Newsletter wird als E-Mail an eine Gruppe von Personen verschickt. Diese Abonnenten haben sich vorher registriert und dem Empfang von E-Mails zugestimmt. Newsletter zeichnen sich durch ein einheitliches Layout und eine persönliche Anrede aus. Dadurch wird eine direkte Kommunikation zum Empfänger aufgebaut. Die Inhalte im Newsletter können rein informativ sein, oft werden jedoch auch Werbebotschaften integriert.

Vorteile eines Newsletters:

• Einen Newsletter zu erstellen und zu versenden ist günstiger als klassische Print-Produkte wie Flyer oder Zeitschriften.
• Ein Newsletter kommt innerhalb kürzester Zeit bei den Abonnenten an.
• Wie viele Menschen haben auf den Link geklickt? Wer hat das Produkt anschließend gekauft? Wer hat den Artikel gelesen? Die Ergebnisse sind messbar, wodurch sich die Inhalte auf die Empfänger zuschneiden lassen.
• Viele Menschen rufen ihre E-Mails auf dem Smartphone auf. Durch Newsletter erreicht ein Unternehmen seine Kunden direkt.
• Abonnenten können direkt per Link in den Online Shop oder auf die Website geführt werden.

Newsletter erstellen – aber wie? 

Wenn auch du für dein Unternehmen einen Newsletter erstellen willst, brauchst du nur drei Dinge: Organisation, Aufbau und Inhalt sowie Auswertung. 

1. Organisation: Bevor es daran geht, den Newsletter zu erstellen, legst du fest, wer die E-Mails erhalten soll und wie oft. Der Versandzeitpunkt sollte zur Zielgruppe passen. Eine Pizzeria sollte Neuheiten und Rabatte besser am Wochenende versenden, wenn viel Pizza bestellt wird. Damit aber auch Menschen den Newsletter abonnieren, müssen sie erst davon erfahren, zum Beispiel auf deiner Website oder über Social Media. 
   Informiere dich vorher darüber, an wen du werbliche E-Mails versenden darfst und was die DSGVO vorschreibt. 
2. Aufbau und Inhalt: Sammle Inhalte und Themen, die deine Abonnenten interessieren. Ein Newsletter sollte immer kompakt, unterhaltsam und informativ sein. Call-to-Actions führen schließlich zur Website oder zum Online Shop. Jeder Newsletter besteht aus Betreff, Anrede, Teaser und dem Inhalt wie Text und Bilder.
3. Auswertung: Der Versand ist abgeschlossen, jetzt geht es an die Analyse. Bei der Auswertung kannst du sehen, wer den Newsletter geöffnet oder auf einen Link geklickt hat. Die Auswertung offenbart, was gut lief und wo du dich verbessern kannst.

Mit diesen Tools einen Newsletter erstellen

Womöglich fragst du dich: Kann ich mit meinem herkömmlichen E-Mail-Programm einen Newsletter erstellen? Theoretisch ja. Praktisch jedoch sollte man immer auf ein professionelles Tool für E-Mail Marketing zurückgreifen. Im E-Mail-Programm fehlen nicht nur Analysefunktionen, sondern sie sind in der Regel nicht für das Versenden einer großen Summe an E-Mails ausgelegt. 

Wenn du einen Newsletter erstellen willst, solltest du also auf spezielle Programme zurückgreifen. Auf diese Funktionen solltest du achten: 

• Double Opt In Formulare, damit du rechtssicher Abonnenten einsammeln kannst.
• Editor, damit du deinen Newsletter ohne Formatierungsfehler verfassen kannst.
• Listenverwaltung, falls du mehrere Empfängerlisten anlegen willst.
• Templates, die sich leicht anpassen lassen und deinen Newsletter responsive anzeigen – also auf sämtlichen Endgeräten gut dargestellt.
• Automatisierung, damit du Zeit sparen kannst, zum Beispiel für die Opt-in-E-Mails nach der Anmeldung. 

Es gibt E-Mail Marketing Tools, die kostenlose Pakete anbieten. Andere Tools kosten mehrere hundert Euro pro Monat. Die meisten Programme sind cloud-basiert, das heißt, dass sie über den Browser funktionieren. Deine Daten sind somit auf einem fremden Server gespeichert. Jedoch behandeln seriöse Anbieter deine Daten nach den Maßgaben des Datenschutzes.

Bekannte Newsletter Tools sind MailChimp oder CleverReach. Es gibt aber auch intelligente All-in-one-Systeme, die unter anderem auch E-Mail Marketing als Funktion bieten. Eines dieser Systeme ist COCO. Das Marketing Tool erlaubt das Erstellen, Gestalten, Personalisieren, Versenden und Auswerten von Newslettern. COCO ermöglicht darüber hinaus das Erstellen von Websites, das zentrale Betreuen von Social Media Kanälen, den Aufbau einer eigenen App und vieles mehr.