Anleitung: Der Weg zu deiner Kommunikationsstrategie

Eine gut durchdachte Kommunikationsstrategie ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Sie legt fest, wie du mit deinen Kunden, Partnern und der Öffentlichkeit kommunizierst und stellt sicher, dass deine Botschaften klar und konsistent sind. Ohne eine klare Strategie kann es leicht passieren, dass Kommunikationsmaßnahmen unkoordiniert und ineffektiv sind.

Es wird immer schwieriger, potenzielle Kunden zu erreichen. Wie dein Unternehmen und deine Marke nach außen wirken, wird daher immer wichtiger. Dafür brauchst du eine Kommunikationsstrategie. Sie ist einer der wichtigsten Bausteine im Marketing. Eine starke Kommunikationsstrategie hilft dir, deine Ziele zu erreichen, dein Markenimage zu stärken und langfristige Beziehungen zu deinen Zielgruppen aufzubauen.

Diese Anleitung zeigt dir, wie du eine Kommunikationsstrategie entwickeln kannst, die auch deine Mitarbeiter einhalten.

Definition: Was ist eine Kommunikationsstrategie?

Eine Kommunikationsstrategie ist ein detaillierter Plan, der festlegt, wie ein Unternehmen mit seinen verschiedenen Zielgruppen kommuniziert. Sie definiert die Ziele, die erreicht werden sollen, die Botschaften, die vermittelt werden, und die Kanäle, über die die Kommunikation erfolgt. Die Strategie legt also fest, welche Maßnahmen wichtig sind, um gewisse Marketingziele zu erreichen. Eine effektive Kommunikationsstrategie hilft dabei, die Markenbekanntheit zu steigern, das Unternehmensimage zu stärken und langfristige Beziehungen zu Kunden, Partnern und der Öffentlichkeit aufzubauen. Eine Kommunikationsstrategie sollte entsprechend jedes Unternehmen haben. Egal, ob mittelständisches Unternehmen, Bäcker oder Apotheker.

Bestandteile einer Kommunikationsstrategie

• Ziele und Zielgruppen: Klare Definition der Kommunikationsziele und der Zielgruppen, die angesprochen werden sollen.
• Kernbotschaften: Formulierung der Hauptbotschaften, die konsistent und klar vermittelt werden sollen.
• Kommunikationskanäle: Auswahl der geeigneten Kanäle wie Social Media, E-Mail, PR, Influencer Marketing und mehr.
• Maßnahmen und Taktiken: Konkrete Maßnahmen, die umgesetzt werden, um die Kommunikationsziele zu erreichen.
• Zeitplan und Ressourcen: Festlegung eines Zeitplans und der benötigten Ressourcen für die Umsetzung der Kommunikationsmaßnahmen.
• Messung und Evaluierung: Definition der Kennzahlen (KPIs) und Methoden zur Erfolgsmessung und Evaluierung der Kommunikationsstrategie.

Eine gut durchdachte Kommunikationsstrategie sorgt dafür, dass alle Kommunikationsmaßnahmen eines Unternehmens kohärent und zielgerichtet sind. Sie ist flexibel und kann an sich ändernde Marktbedingungen oder Unternehmensziele angepasst werden, um stets effektiv zu bleiben.

In 5 Schritten zu deiner Kommunikationsstrategie

Damit du deine Kommunikationsstrategie entwickeln kannst, musst du einen Spagat schaffen. Auf der einen Seite sind die Anforderungen deiner Zielgruppe. Auf der anderen Seite steht die Identität deines Unternehmens. Die Strategie sollte ein solides Gerüst bilden, damit du stets auf Kurs bleibst.

Diese Schritte helfen dir, deine eigene Kommunikationsstrategie zu entwickeln.

1. Aktuelle Lage und Soll-Zustand analysieren

Bevor du eine Kommunikationsstrategie entwickeln kannst, musst du wissen, wo du stehst. Wie sieht die Unternehmenskommunikation aktuell aus? Wie positioniert sich deine Firma auf dem Markt? Wo liegen Schwächen und wo Stärken? Wichtig ist es, dass du beim Analysieren des Ist-Zustands vollkommen ehrlich zu dir bist.

Die Analyse umfasst sowohl interne als auch externe Faktoren. Interne Faktoren beinhalten die bisherigen Kommunikationsmaßnahmen, deren Erfolge und Misserfolge sowie die vorhandenen Ressourcen und Kompetenzen im Team. Externe Faktoren umfassen Markttrends, Wettbewerbsanalysen und das Verhalten deiner Zielgruppe.

Eine detaillierte SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) kann dir helfen, ein klares Bild deiner aktuellen Position zu bekommen. Beispielsweise könnte ein starkes Netzwerk an Partnern und zufriedenen Kunden eine Stärke sein, während mangelnde Sichtbarkeit auf Social Media eine Schwäche darstellt. Chancen könnten in neuen Markttrends oder Technologien liegen. Diese kann dein Unternehmen nutzen, während Risiken durch wirtschaftliche Schwankungen oder verstärkte Konkurrenz entstehen können.

Marktanalysen spielen ebenfalls eine entscheidende Rolle. Analysiere deine Hauptwettbewerber und deren Kommunikationsstrategien. Welche Kanäle nutzen sie? Welche Botschaften senden sie? Dies kann dir wertvolle Erkenntnisse und Inspirationen für deine eigene Strategie liefern. Ebenso wichtig ist die Analyse des Zielgruppenverhaltens. Nutze Tools wie Google Analytics, um zu verstehen, welche Kommunikationskanäle und Inhalte bei deiner Zielgruppe gut ankommen.

Die Definition des Soll-Zustands basiert auf dieser Analyse. Wohin willst du mit deiner Marke? Wie soll deine Zielgruppe dein Unternehmen wahrnehmen? Was möchtest du mit der Kommunikationsstrategie verändern? Diese Analyse bildet die Grundlage für die Strategie.

2. Ziele und Zielgruppen festlegen

Nachdem du deinen Soll-Zustand festgelegt hast, geht es an konkrete Ziele. Für den Anfang solltest du nicht mehr als drei große Kommunikationsziele definieren. Der Weg zu jedem einzelnen Ziel führt über verschiedene Teilziele. Du wirst bemerken, dass es viel einfacher ist, ein Ziel in kleinen Etappen zu verfolgen.

Das Definieren von Zielen klingt zwar leicht, ist es aber nicht unbedingt. Deshalb solltest du dich an der SMART-Formel aus dem Projektmanagement orientieren. Demnach sollten deine Kommunikationsziele Folgendes erfüllen:

• Spezifisch – Das Ziel sollte genau sein, zum Beispiel: „Das Unternehmen soll eine jüngere Zielgruppe zwischen 20 und 35 Jahren ansprechen.“
• Messbar – Der Erfolg muss messbar sein. Das ist bei quantitativen Zielen leichter als bei qualitativen. Achte darauf, dass es eine messbare Komponente gibt wie „das Budget für Marketing von 10.000 Euro soll eingehalten werden“. Formulierungen wie „geringe Projektkosten“ sind nicht messbar.
• Attraktiv – Das Ziel sollte attraktiv beziehungsweise akzeptiert sein. Dann wird es leichter im Team umgesetzt. Das erreichen Unternehmen beispielsweise, wenn sie Mitarbeiter in die Zielfindung einbeziehen.
• Realtisch – Nur ein realistisches Ziel kann erreicht werden. Ansonsten wirkt sich das demotivierend aus. Wenn du als Buchhändler beim Verkauf von Büchern erfolgreicher als Amazon sein willst, ist das eher unwahrscheinlich. Willst du aber erfolgreicher sein als konkurrierende Buchhändler in der Stadt, hat dein Ziel einen realistischen Rahmen.
• Terminiert – Nur ein zeitlich festgelegtes Ziel ist messbar. Unternehmen sollten immer einen Zeitpunkt angeben, wann etwas erreicht werden sollte.

Um diese Ziele zu erreichen, ist es wichtig, deine Zielgruppen genau zu kennen. Eine Zielgruppenanalyse hilft dir, die Bedürfnisse, Interessen und Kommunikationspräferenzen deiner potenziellen Kunden besser zu verstehen. Ein nützliches Instrument dafür sind Personas. Diese fiktiven Profile idealer Kunden basieren auf demografischen Daten, Verhaltensweisen und Interessen und helfen dir, deine Kommunikation gezielt auf die Bedürfnisse dieser Gruppen auszurichten.

Nutze Tools wie Google Analytics, um Daten über deine Website-Besucher zu sammeln. Hier kannst du sehen, wer deine Seite besucht, welche Seiten sie am meisten interessieren und wie sie sich auf deiner Website bewegen. 

Durch eine gründliche Analyse und das Erstellen von Personas kannst du deine Zielgruppen präzise definieren und sicherstellen, dass deine Kommunikationsmaßnahmen auf die richtigen Personen ausgerichtet sind. Dies erhöht die Relevanz und Wirksamkeit deiner Botschaften und hilft dir, deine Kommunikationsziele zu erreichen.

3. Inhalt der Kommunikationsstrategie festlegen

Jetzt weißt du, wo du hin willst und wen du erreichen musst. Nun fehlen noch die Inhalte für deine Strategie. Welche Botschaft möchtest du verbreiten? Die Kernaussagen deines Unternehmens solltest du sorgfältig formulieren. Sie heben dein Alleinstellungsmerkmal hervor. Diese Inhalte sollten klar, konsistent und auf deine Zielgruppen abgestimmt sein. Beachte dabei auch die verschiedenen Zielgruppen. Einem Kunden ist etwas anderes wichtig als einem Angestellten.

Hier sind einige wichtige Aspekte, die du berücksichtigen solltest:

Integration moderner Kommunikationskanäle
Moderne Kommunikationskanäle bieten vielfältige Möglichkeiten, deine Botschaften zu verbreiten und mit deiner Zielgruppe in Kontakt zu treten:

• Content Marketing: Erstelle wertvolle und relevante Inhalte, die deine Zielgruppe ansprechen und informieren. Dies können Blogartikel, Videos, Infografiken oder Podcasts sein. Der Fokus sollte darauf liegen, Mehrwert zu bieten und die Bedürfnisse deiner Zielgruppe zu erfüllen.
• Social Media Marketing: Nutze Plattformen wie Facebook, Instagram, LinkedIn und Twitter, um deine Inhalte zu teilen und mit deiner Zielgruppe zu interagieren. Regelmäßige Posts, Stories und gezielte Werbeanzeigen helfen dabei, die Reichweite zu erhöhen und eine engagierte Community aufzubauen.
   

Konsistente Botschaften und Markenidentität 
Stelle sicher, dass alle Kommunikationsmaßnahmen eine einheitliche Botschaft und Markenidentität widerspiegeln. Dies umfasst:

• Kernbotschaften: Definiere klare und prägnante Kernbotschaften, die deine Marke und deren Werte vermitteln. Diese Botschaften sollten in allen Kommunikationskanälen konsistent verwendet werden.
• Visuelle Identität: Achte darauf, dass dein visuelles Erscheinungsbild – einschließlich Logos, Farben und Schriften – in allen Materialien und Kanälen einheitlich ist. Dies stärkt den Wiedererkennungswert deiner Marke.
• Ton und Stil: Lege fest, welcher Ton und Stil in deiner Kommunikation verwendet werden soll. Dies sollte zur Marke passen und die Zielgruppen ansprechen.
   

Maßnahmen und Taktiken 
Definiere konkrete Maßnahmen und Taktiken, um deine Kommunikationsziele zu erreichen. Dies könnte umfassen:

• Kampagnenplanung: Plane und setze gezielte Kampagnen um, die auf bestimmte Ziele und Zielgruppen ausgerichtet sind. Jede Kampagne sollte klare Ziele, eine Zielgruppe, Botschaften und Maßnahmen umfassen.
• Mediaplanung: Wähle die geeigneten Medienkanäle und Plattformen aus, über die du deine Botschaften verbreiten möchtest. Berücksichtige dabei die Präferenzen deiner Zielgruppe und die Reichweite der einzelnen Kanäle.
   

Durch die Integration moderner Kommunikationskanäle, die Konsistenz in Botschaften und Markenidentität sowie die Umsetzung konkreter Maßnahmen und Taktiken kannst du eine effektive und zielgerichtete Kommunikationsstrategie entwickeln.

4. Wichtige Kennzahlen und Budget definieren

Um zu prüfen, ob deine Maßnahmen erfolgreich sind, musst du sie überwachen. Das geht am besten mit Kennzahlen. Die sogenannten Key Performance Indicators (KPIs) sind im Marketing wichtige Bezugsgrößen. Sie messen verschiedene Bereiche eines Online Auftritts und geben Rückschlüsse auf den Erfolg einer Aktivität. Relevante KPIs sind zum Beispiel:

• Social Media Engagement: Diese Kennzahl misst die Interaktion deiner Zielgruppe mit deinen Inhalten auf Social Media Plattformen. Dazu gehören Likes, Kommentare, Shares und Follower-Wachstum. Ein hohes Engagement zeigt, dass deine Inhalte gut ankommen und deine Zielgruppe aktiv mit deiner Marke interagiert.
• Website Traffic: Analysiere die Besucherzahlen auf deiner Website, die Verweildauer und die Absprungraten. Diese Daten geben dir Einblick, wie viele Menschen durch deine Kommunikationsmaßnahmen auf deine Website gelangen und wie lange sie dort bleiben.
• Conversion Rate: Die Conversion Rate misst, wie viele Besucher eine gewünschte Aktion durchführen, wie z.B. einen Kauf tätigen, sich für einen Newsletter anmelden oder ein Kontaktformular ausfüllen. Diese Kennzahl ist besonders wichtig, um den tatsächlichen Nutzen deiner Kommunikationsstrategie zu bewerten.

Da du bereits deine Maßnahmen geplant hast, lässt sich der Aufwand besser einschätzen. Deshalb solltest du zu diesem Zeitpunkt dein Budget genauer kalkulieren. Berücksichtige folgende Punkte bei der Budgetplanung:

• Kosten für Inhalte: Plane Kosten für die Erstellung und Produktion von Inhalten ein, wie z.B. Texte, Bilder, Videos und Grafiken. Diese Inhalte sind das Herzstück deiner Kommunikationsstrategie und sollten qualitativ hochwertig sein.
• Werbekosten: Kalkuliere die Kosten für bezahlte Werbung auf Social Media, Google Ads, Display Advertising und andere Kanäle. Diese Maßnahmen helfen, deine Reichweite zu erhöhen und gezielt potenzielle Kunden anzusprechen.
• Tools und Software: Berücksichtige die Kosten für Tools und Software, die du für die Planung, Durchführung und Analyse deiner Kommunikationsmaßnahmen benötigst. Dazu gehören Social Media Management Tools, Analysetools und Mail Marketing Softwares.
• Mitarbeiter und Ressourcen: Plane das Budget für interne und externe Mitarbeiter ein, die für die Umsetzung der Kommunikationsstrategie verantwortlich sind. Dies können Content Creator, Social Media Manager, Analysten und weitere Fachkräfte sein.
   

Durch die Definition klarer Kennzahlen und die sorgfältige Budgetplanung kannst du sicherstellen, dass deine Kommunikationsstrategie gut durchdacht und erfolgreich umgesetzt wird. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen helfen dir, auf dem richtigen Kurs zu bleiben und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

5. Erfolg deiner Kommunikation kontrollieren

Im letzten Schritt geht es an die Auswertung. Du solltest stets einen Überblick über deine Kommunikation haben. Beobachte regelmäßig, welchen Effekt es hat, sobald du an einer Stellschraube drehst. 

Führe regelmäßige Überprüfungen deiner Kommunikationsmaßnahmen durch. Analysiere die wichtigsten Kennzahlen (KPIs) und vergleiche sie mit deinen gesetzten Zielen. Identifiziere Bereiche, in denen du hinter deinen Erwartungen zurückbleibst, und finde heraus, warum dies der Fall ist. Diese Überprüfungen helfen dir, Schwachstellen zu erkennen und gezielt Verbesserungen vorzunehmen.

Basierend auf den Ergebnissen deiner Überprüfungen solltest du deine Kommunikationsstrategie regelmäßig anpassen und optimieren. Dies könnte die Anpassung deiner Botschaften, die Änderung der genutzten Kanäle oder die Feinabstimmung deiner Zielgruppen umfassen. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind entscheidend, um auf sich ändernde Marktbedingungen und Kundenbedürfnisse zu reagieren.

Unser Tipp: Kommunikationsstrategien sind flexibel und entwickeln sich weiter. Genauso wie sich die Kommunikation selbst ständig verändert, solltest du auch deine Kommunikationsstrategie fortlaufend anpassen.

Fazit 

Eine gut durchdachte Kommunikationsstrategie ist essenziell für den Erfolg deines Unternehmens. Durch die sorgfältige Analyse der aktuellen Lage und des Soll-Zustands, die klare Festlegung von Zielen und Zielgruppen, die Integration moderner Kommunikationskanäle, die Definition wichtiger Kennzahlen und die Budgetplanung kannst du eine effektive Strategie entwickeln. Die kontinuierliche Überwachung und Anpassung deiner Maßnahmen stellt sicher, dass du stets auf Kurs bleibst und deine Ziele erreichst. Mit dieser Anleitung bist du bestens gerüstet, um eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie zu erstellen und langfristige Beziehungen zu deinen Zielgruppen aufzubauen.

Take Aways aus diesem Beitrag

1. Klare Ziele und Zielgruppen: Die präzise Festlegung von Kommunikationszielen und die detaillierte Analyse der Zielgruppen sind entscheidend für eine effektive und zielgerichtete Kommunikation.
2. Integration moderner Kommunikationskanäle: Die Nutzung von Influencer Marketing, Content Marketing und Social Media verbessert die Reichweite und Relevanz deiner Botschaften und stärkt die Interaktion mit der Zielgruppe.
3. Kontinuierliche Überwachung und Anpassung: Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der Kommunikationsstrategie anhand klar definierter Kennzahlen und Marktbedingungen stellen sicher, dass die Strategie flexibel und effektiv bleibt.